Peypin, Samedi 21 Décembre 2024, 11 °C, EnsoleilléRetrouvez dans cette rubrique spécialement dédiée aux responsables associatifs, les informations sur les dispositifs en matière de soutien logistique, matériel et financier, mais également les outils de communication susceptibles d'être mis en œuvre par la commune de Peypin, pour accompagner les bénévoles dans la gestion de leur structure.
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Pour acquérir la personnalité morale et la capacité juridique (et pouvoir en conséquence ouvrir un compte bancaire, recevoir des dons, conclure un contrat, recevoir une subvention, agir en justice, ...), les fondateurs de l'association doivent effectuer une déclaration au greffe des associations qui donne lieu à une publication au Journal officiel des associations. |
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Rendez-vous sur le site officiel de l’administration française qui met en ligne des outils d’accompagnement accessibles sur le lien suivant : https://mdel.mon.service-public.fr/gestion-association.html Retrouvez toutes les informations et les démarches à effectuer pour créer une association : http://www.associations.gouv.fr/creer-votre-association.html Pour prétendre aux aides apportées par la commune de Peypin, toute nouvelle association doit renseigner un formulaire de déclaration et déposer auprès du centre socioculturel : - le récepissé de déclaration de création de l'association délivré par la Préfecture avec numéro RNA* Important : l'identification de l'association avec attribution d'un numéro SIREN/SIRET est obligatoire pour solliciter une demande de subvention auprès des collectivités publiques. *Le numéro RNA (Répertoire National des Associations) : Il s’agit du numéro attribué à l’association à l’occasion des démarches d’enregistrement de création, de changement de dirigeants ou de modification de statuts en préfecture. Il est composé d’un W suivi de 9 chiffres. |
Déclaration de CRÉATION d'une association
DISPOSITIF DE FORMATION DES DIRIGEANTS BÉNÉVOLES
Dans le cadre de ses actions de soutien aux associations de taille modeste, la direction de la vie locale du Conseil départemental des Bouches-du-Rhône propose un dispositif de formation destiné aux dirigeants bénévoles associatifs. Cette formation gratuite (financée par le Département), s'adresse aux dirigeants bénévoles (président, trésorier, secrétaire) des petites associations, composées uniquement de bénévoles ou avec 1 ou 2 salariés.
Au programme :
Comment s'inscrire ?
La formation est ouverte à deux membres du bureau. Les associations intéressées doivent retourner au service « Sports et Vie Associative » de l’Hôtel du Département, un bulletin de pré-inscription dûment complété et accompagné des documents suivants :
A réception du bulletin de pré-inscription complet, une convocation est adressée mentionnant les lieux et horaires. Les intéressés s’engagent à participer aux trois journées de formation qui se dérouleront de 9h à 16h (le déjeuner reste à la charge des participants).
Le calendrier actualisé des sessions de formation est consultable sur la page dédiée du Département : https://www.departement13.fr/nos-services/vous-etes-une-association/se-former/
Soucieuse d’accompagner le développement de la vie associative, la municipalité met en œuvre une politique de soutien et d’assistance aux associations déclarées sur le territoire communal.
| Salle des festivités - Capacité d'accueil de 180 personnes | Salle de réunion - Capacité d'accueil de 19 personnes | |
Le dossier de location d'une salle réservée lors de la réunion d’élaboration du calendrier des manifestations ou réservée ponctuellement en dehors de ce contexte, doit impérativement parvenir auprès du service du pôle culturel dans les délais suivants : > Manifestation se déroulant au cours du 1er SEMESTRE, entre le 1er février et le 30 juin : dossier de location à transmettre avant le 10 janvier de l'année de référence > Manifestation se déroulant au cours du 2nd SEMESTRE, entre le 1er juillet et le 31 décembre + mois de janvier de l'année N+1 : dossier de location à transmettre avant le 15 mai de l'année de référence. Fiche de réservation salle polyvalente | Les demandes ponctuelles de réservation de la salle de réunion doivent être formulées par courrier (ou mail) auprès du pôle culturel au moins 30 jours avant la date souhaitée. A réception de votre demande et sous réserve de disponibilité de la salle, vous serez invité à compléter un dossier de location à transmettre au moins 20 jours avant la date souhaitée. Formulaire de réservation salle de réunion |
COMPOSITION DU DOSSIER DE DEMANDE DE MISE A DISPOSITION D’UNE SALLE
L’enregistrement de la location ne sera effectif qu’après transmission au pôle culturel, dans les délais impartis, d’un dossier de location comportant :
- Le formulaire de demande réservation ponctuelle dûment complété
- Une attestation d’assurance en responsabilité civile pour les dommages corporels et matériels que l’utilisateur peut occasionner aux tiers, couvrant également les risques locatifs liés à la mise à disposition d’un local communal
- Un chèque de caution d’un montant de 200 euros à l’ordre du« Trésor Public »
- Le cas échéant, le règlement des frais de location (modalités mentionnées au règlement intérieur en vigueur à la date de l’événement - publié sur le site internet)
Tout dossier incomplet dans les délais impartis entraînera l’annulation de la réservation. |
La déclaration ne constitue pas une réponse favorable à la validation de l’événement. En fonction de la nature de la manifestation, les services municipaux devront être consultés en amont du projet pour vérifier la faisabilité du projet en matière de sécurité ou de soutien logistique. Par ailleurs, les événements resteront soumis aux conditions sanitaires et au respect de la règlementation en vigueur au moment de leur organisation.
Organisation d'un événement en plein air
Déclaration événement extérieur
Afin de faciliter la gestion du parc de matériel composé de bancs, tables, barrières, podium modulable et matériel de sonorisation, mais également l'intervention des différents services municipaux sollicités à l'occasion d'une manifestation, l’organisateur doit avant toute démarche, contacter le pôle culturel pour enregistrer l'événement au calendrier et vérifier la faisabilité du projet, avant de transmettre une fiche technique de déclaration d’une manifestation extérieure dans les délais suivants :
> Manifestation se déroulant au cours du 1er SEMESTRE, entre le 1er février et le 30 juin : déclaration à transmettre avant le 10 janvier de l'année de référence
> Manifestation se déroulant au cours du 2nd SEMESTRE, entre le 1er juillet et le 31 décembre + mois de janvier de l'année N+1 : déclaration à transmettre avant le 15 mai de l'année de référence.
Dans le cadre spécifique de l’organisation d’une vente au déballage avec occupation du domaine public (brocante, marché..), l’organisateur doit adresser, outre la fiche technique de déclaration d’une manifestation précitée, une déclaration préalable de vente au déballage dans les 3 mois qui précèdent la manifestation auprès du service de la police municipale, en charge de la gestion des droits de place.
A réception de ces fiches dans les délais impartis, le pôle culturel se chargera de transférer les demandes auprès des services compétents, à savoir :
- auprès du Centre Technique Municipal en matière de besoins logistiques
- auprès de la Police municipale pour l'établissement des actes règlementaires relatifs à l’occupation du domaine public, dérogations horaires, mesures de restrictions de circulation et de stationnement.
Les demandes exprimées en dehors des délais précités ne pourront faire l'objet d'un examen.
DÉMATÉRIALISATION DES DÉCLARATIONS ET DEMANDES D’AUTORISATIONS DE MANIFESTATIONS SPORTIVES
Toute manifestation sportive organisée sur la voie publique, entre dans le cadre réglementaire d’un régime particulier d’occupation de la voie publique. Seules les autorités détentrices de la police de la circulation sur les voies empruntées peuvent accorder, par arrêté, aux organisateurs de manifestations sportives circulant sur les voies ouvertes à la circulation publique, des régimes particuliers d’occupation de la voie publique. En fonction des voies empruntées et des impératifs de sécurité publique, une manifestation peut bénéficier de plusieurs régimes différents successifs sur son itinéraire. Plus d’informations sur : https://www.bouches-du-rhone.gouv.fr/layout/set/print/Demarches-administratives/Autres-demarches/Manifestations-sportives
Dans une démarche de simplification des procédures de déclaration et des demandes d’autorisation des manifestations sportives, les organisateurs doivent désormais utiliser la Plateforme manifestations sportives.fr
Cette interface internet facilite les démarches, permet un suivi administratif en temps réel, intègre un service de cartographie, et propose un calendrier des événements à destination du grand public. Elle propose des conseils, documents ressources et services pratiques, ainsi qu’un espace dédié à l’organisation de manifestations sportives écoresponsables.
Page d’aide organisateur : https://www.manifestationsportive.fr/aide/sommaire
Organisation du forum des associations
Le Forum des associations organisé par la commune de Peypin rassemble chaque année au mois de septembre, un public toujours plus nombreux. Cet événement, destiné à promouvoir les activités des associations, se veut un moment de rencontre et de partage qui participe à la démonstration de la diversité du tissu associatif.
Pour solliciter un emplacement sur le forum des associations réservé exclusivement réservé aux associations ayant déclaré leur siège social sur la commune, il suffit de télécharger un dossier d’inscription et de l’adresser par mail avant la cloture des inscriptions à pole-culturel@peypin.fr ou par courrier : Pôle culturel, Mairie de Peypin, Hôtel de Ville - 13124 PEYPIN.
A réception du dossier, le service examinera votre demande et vous contactera pour confirmer votre inscription. (Nombre de stands limités.).
Mise à disposition de moyens de reprographie
Le pôle culturel met à la disposition des associations, un photocopieur (papier non fourni) pour la reproduction de documents (limités à 200 copies). Contacter au préalable le service pour s'assurer de la disponibilité du matériel. Une fiche d’impression sera complétée pour comptabiliser le nombre de copies réalisées.
Contact : 04 42 82 55 70 - Courriel : pole-culturel@peypin.fr
Vous êtes responsable associatif sur Peypin ?
Vous souhaitez en savoir plus sur les dispositifs mis en place pour vous accompagner dans la gestion de la structure ?
Retour sur les aides que peut vous apporter la municipalité de Peypin, mais également les autres collectivités.
Les demandes de subventions auprès de la commune de Peypin
La municipalité peut attribuer des subventions aux associations de Peypin qui en ont font la demande sous réserve du respect des conditions et des critères d’attribution. Cette aide financière facultative, vise le soutien des associations pour leur fonctionnement général ainsi que dans la mise en œuvre d’un projet spécifique durant l’année.
Quand et où retourner le dossier ?
L’association qui sollicite une demande de subvention doit transmettre auprès de la Mairie de Peypin, un dossier complet avant le 30 janvier de l’année. Passée cette date, les demandes ne pourront être prises en considération. Dossier de demande de subvention 2024
Etude des dossiers et vote des subventions
Sous réserve d’éligibilité, les dossiers sont étudiés par la commission compétente et le montant des subventions proposées est soumis au vote du conseil municipal. La subvention accordée est généralement octroyée en 2 versements (en fonction du montant).
Subventions 2023 : Délibération n°014/2023 du 11 avril 2023
Au-delà du financement par la municipalité, des demandes de subvention peuvent être réalisées auprès d’autres collectivités.
Les demandes de subventions auprès des autres collectivités
Outre le soutien logistique matériel et financier susceptible d'être accordé par la commune, chaque association ayant établi son siège social à Peypin, peut bénéficier d'une aide à la communication. La commune peut relayer les messages des associations, via divers supports de communication.
Les panneaux d’affichage libre
La commune met à la disposition des associations des panneaux d’affichage libre. L’affichage est autorisé 15 jours avant la date de la manifestation. La dépose de la bâche devra être effectuée dans les 48 heures qui suivent la fin de la manifestation. Les panneaux sont disposés sur l'ensemble du territoire communal :
Pour rappel : à l’exception de ce mode d’affichage, selon l’article L.581-6 du Code de l’environnement, l’installation, le remplacement ou la modification, sur le territoire de la commune, d’une publicité, quel que soit son format, ou d’une pré-enseigne dont les dimensions excèdent 1,5 m de large ou 1 m de hauteur, sont soumis à déclaration préalable auprès du service urbanisme.
La banderole personnalisée
La commune permet aux associations l'installation d'une banderole personnalisée uniquement dans le virage de l'Argile. L’affichage est autorisé 10 jours avant la date de la manifestation. La dépose des panneaux devra être effectuée dans les 48 heures qui suivent la fin de la manifestation.
Formulaire d'expression de besoin en communication
Ce formulaire est à votre disposition pour toute demande de communication sur les supports digitaux et pour l'utilisation de logo de la commune concernant des évènements se déroulant sur Peypin.
Télécharger le formulaire d'expression de besoin en communication
Pour apparaître à cette rubrique et communiquer sur vos actions, il suffit de compléter le formulaire de demande parution au répertoire des associations et de renseigner les informations élémentaires et essentielles à la présentation de votre association et de ses activités. A l'intérieur de cette rubrique, un lien sera créé vers chaque site associatif existant. Tout rajout, modification ou changement ultérieur devra faire l’objet d’une demande par mail à : pole-culturel@peypin.fr
Vous souhaitez annoncer un événement ou une animation à l'agenda des manifestations du site internet de la commune ? Il vous suffit de transmettre votre fiche de besoin en communication à communication@peypin.fr . Il vous faudra renseigner les informations demandées, fournir un visuel en format JPEG (image, affiche ou logo).
Au travers de cette rubrique, la commune vous donne l'opportunité de diffuser un message, une petite annonce, une actualité (en dehors de l'annonce d'une manifestation qui sera quant à elle, publiée à l'agenda du site). ll vous suffit d’adresser un mail à pole-culturel@peypin.fr avec le contenu de votre communiqué au moins 10 jours avant la date de diffusion souhaitée.
Magazine municipal " Peypin Coeur de Provence"
Le magazine a pour vocation de renseigner les habitants de tout ce qui fait l'actualité de Peypin : les informations administratives, règlementaires et pratiques, et de refléter la richesse et le dynamisme des activités peypinoises au quotidien, avec les événements culturels, sportifs ou autres proposés par la commune et par les associations.
Chaque association peut, si elle le souhaite, alimenter le magazine municipal sous deux formes différentes :
o Annoncer un événement à l’agenda du magazine (commémoration, manifestation sportive ou culturelle, spectacle, soirée, loto ou autre animation) > > Complétez le formulaire de demande de publication d'un évenement et retournez-le par mail à pole-cuturel@peypin.fr
o Publier une brève s’adressant à un large public (résultats sportifs, programme d’activités ou de rencontres sportives). En raison du nombre d’associations et de la diversité des champs d’activité, les informations publiées doivent être succinctes (max.100 mots /doc. Word) pour veiller à la même égalité de traitement entre les associations et à la lisibilité. Aussi, si la mise en page le permet, les articles peuvent être illustrées d’une photo de bonne qualité, envoyée en pièce jointe (.jpg / 500 Ko mini.). En fonction du nombre de demandes pour un même numéro, les informations sur les actualités à venir seront privilégiées, de même que les informations locales ayant un caractère d’intérêt général. La commune se réserve le droit de modifier ou réduire le contenu d’une information selon la place disponible et reste seule juge de l’opportunité de ces publications. Pour rappel : Toute photo concernant un groupe de personnes (enfants et/ou adultes) est soumise au droit à l’image, une autorisation individuelle doit être fournie.
L’élaboration et la diffusion du Peypinois sont directement liées au respect du planning de parution. En réponse à l’invitation adressée à chaque échéance de la phase de rédaction du numéro en préparation, les demandes de parution doivent être transmises à communication@peypin.fr
Les panneaux d'information lumineux
Pour parution d’un événement à caractère général et qui se déroule sur Peypin, envoyez le formulaire d'expression de besoin en communication à communication@peypin.fr au moins 10 jours avant la date de parution souhaitée. L’information sera uniquement du texte.
La page Facebook
La page Facebook « Ville de Peypin » a pour objectif de diffuser l’actualité de la mairie, des associations peypinoises et autres partenaires auprès des internautes. Pour y diffuser vos évènements, envoyez le formulaire d'expression de besoin en communication à communication@peypin.fr au moins 10 jours avant la date de parution souhaitée.
Cet espace d’expression convivial et ouvert à tous, comporte des règles élémentaires de respect, de courtoisie et de convivialité faisant l'objet d'une charte d'utilisation qui vise tout type de publication (photo, commentaire, vidéo, lien, événement etc.).
Le logo
Le logo vous est proposé au format .png.
Chaque document sur lequel est apposé le logo, doit être transmis pour validation, 15 jours avant l’impression, la diffusion et l’affichage de l’évènement, au service communication par mail communication@peypin.fr (affiche, flyer, annonce, site internet…).
Pour toute publication sur internet, l'utilisation du logo est libre sous les conditions suivantes :
Sur tout autre support, l'utilisation de ce logo est réservée aux partenaires, associations subventionnées et professionnels travaillant avec la mairie de Peypin. La démarche reste identique.
| Format png : Logo Or | Format png : Logo Ombre |
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Contact : 04 42 82 55 70 / 04 42 82 55 65 - Courriels : pole-culturel@peypin.fr / communication@peypin.fr
